Je kandidaten reageren binnen een paar minuten op een appje, terwijl je mail een dag blijft liggen. Dus zijn je recruiters WhatsApp gaan gebruiken vanaf hun eigen telefoon, en heb je nu een kanaal dat werkt en volledig buiten je systemen valt. Dit artikel laat zien hoe je WhatsApp-opvolging inricht als proces: welke reactietijd telt, wanneer je de Business-app ontgroeit, welke berichten antwoord krijgen, en hoe je toestemming, bewaartermijn en logging regelt.

Waarom WhatsApp wint van mail en voicemail

De kandidaten waar de meeste uitzend- en detacheringsbureaus het van moeten hebben, staan overdag op een werkvloer of lopen een dienst. Ze hebben geen zakelijke mailbox, ze nemen een onbekend 06-nummer niet op en ze luisteren geen voicemail af. Een bericht op WhatsApp lezen ze wel, vaak binnen een paar minuten, en ze kunnen tussendoor antwoorden zonder dat hun leidinggevende meekijkt.

Het venster dat telt is niet vierentwintig uur. Het is de tijd tussen de sollicitatie en het moment dat een ander bureau belt. Kies een norm en schrijf hem op: binnen kantoortijd een persoonlijk bericht binnen vijftien minuten, buiten kantoortijd een automatische bevestiging plus een persoonlijk bericht in het eerste uur van de volgende werkdag. Die norm is een keuze van jouw bureau, geen branchecijfer. Meet hem wel, naast je andere funnel-KPI's.

Business-app of Business Platform: wat heb je echt nodig

De WhatsApp Business-app is de gratis variant uit de appstore. Eén nummer, één hoofdtoestel met een paar gekoppelde apparaten, snelle antwoorden, labels en een afwezigheidsbericht. Voor een vestiging met een of twee recruiters op één bureaunummer is dat genoeg, en het is beter dan vier privételefoons.

Het WhatsApp Business Platform, in de wandelgangen de API, is geen app maar een koppeling via een provider. Je betaalt per gesprek, je nummer staat niet meer op een telefoon, en je krijgt wat je als bureau nodig hebt: meerdere recruiters in dezelfde inbox, rechten per rol, goedgekeurde sjablonen om een gesprek te starten, en een webhook naar je ATS.

Wanneer je de Business-app ontgroeit

  • Meer dan drie recruiters bedienen hetzelfde nummer, of meerdere vestigingen delen een merk.
  • Je wilt gesprekken automatisch starten vanuit je ATS, direct na binnenkomst van een sollicitatie.
  • Je wilt gesprekken in het kandidaatdossier zien zonder knippen en plakken.
  • Je wilt rapporteren op reactietijd en antwoordpercentage per berichttype.
  • Je wilt dat een vertrekkende recruiter geen historie mee naar buiten neemt.

Eén regel geldt in beide varianten: nadat een kandidaat jou een bericht stuurt, mag je vierentwintig uur vrij terugschrijven. Daarna heropen je een gesprek alleen met een goedgekeurd sjabloon. Daarom komen bureaus die oude kandidaten willen reactiveren meestal bij het platform uit.

Het echte probleem: recruiters op hun eigen telefoon

De meeste bureaus zijn niet op WhatsApp overgegaan, het is ze overkomen. Eén recruiter appte één kandidaat omdat het sneller was, het werkte, en twee jaar later loopt je belangrijkste kandidaatkanaal over vier privételefoons. Dat is geen ondeugd van je team, het is een gat in je inrichting.

  • De historie loopt de deur uit. Vertrekt de recruiter, dan vertrekken de gesprekken mee, inclusief de gemaakte afspraken.
  • Niets landt in het ATS. Een collega benadert iemand die drie weken geleden is afgewezen of net is geplaatst.
  • Er is geen toezicht. Wat is toegezegd over tarief, uren of contractvorm haal je bij een klacht niet terug.
  • De kandidaat heeft het nummer van een persoon, niet van je bureau. Bij ziekte of vertrek valt het stil.

Reken het door. Stel: 120 sollicitaties per maand, vier recruiters, gemiddeld zes berichten per kandidaat. Dat zijn ruim 700 berichten per maand met kandidaatinformatie die nergens centraal staat. Let op: dit zijn aannames om de rekensom te tonen, geen branchecijfers. Vul je eigen aantallen in.

“Een kanaal dat je niet kunt overdragen, is geen kanaal maar een persoonlijke gunst van je recruiter.”

De oplossing is saai en werkt: één zakelijk nummer per team of vestiging, niet per persoon. Recruiters werken in een gedeelde inbox, en bij vertrek zet je iemand anders op dezelfde gesprekken. Privételefoons sluit je expliciet uit in je werkinstructie.

Berichten die antwoord krijgen

Een appje dat leest als een mailing krijgt geen antwoord. Vier vuistregels: noem je naam en waar de kandidaat op reageerde, blijf onder de drie regels, stel één vraag met twee concrete opties, en zet geen link in het eerste bericht.

Vier berichten die je kunt overnemen

  1. Eerste contact, binnen vijftien minuten: Hoi Ryan, je hebt net gereageerd op de vacature heftruckchauffeur in Tilburg. Ik ben Sanne van [bureaunaam]. Kan ik je vandaag bellen tussen 16 en 18 uur, of past morgenochtend beter?
  2. Herinnering na een dag stilte: Hoi Ryan, nog geen reactie, dus ik probeer het één keer. De opdrachtgever wil deze week iemand spreken. Zeg gerust ja of nee, dan weet ik of ik je uit de lijst haal.
  3. Bevestiging en no-show-preventie: Hoi Ryan, afspraak staat: donderdag 10:00 op de Stationsweg 12 in Tilburg. Neem je ID mee. Stuur hier ja terug, dan weet ik dat het doorgaat.
  4. Reactiveren via sjabloon: Hoi Ryan, vorig jaar solliciteerde je bij ons op logistiek werk. Er is nu een vaste ploeg vrij in Tilburg, 38 uur. Interesse, ja of nee? Antwoord stop als je niets meer wilt horen.

Wat niet werkt: Beste kandidaat, hartelijk dank voor je sollicitatie. Wij hebben je gegevens in goede orde ontvangen en nemen zo spoedig mogelijk contact op. Dat is een ontvangstbevestiging vermomd als gesprek, en het verbrandt je vierentwintiguursvenster.

Toestemming: regel het op het sollicitatieformulier

Wie op een vacature reageert en een mobiel nummer achterlaat, verwacht contact over die vacature. Wil je dezelfde kandidaat maanden later appen over ander werk, dan wil je aantoonbare toestemming. Zet op het formulier een apart, niet vooraf aangevinkt vakje: Ja, jullie mogen mij bellen en via WhatsApp benaderen over deze en vergelijkbare vacatures.

Sla daarna vast wat je later moet kunnen laten zien. Vier velden zijn genoeg.

  • whatsapp_toestemming: ja of nee, plus datum en tijdstip.
  • whatsapp_bron: welk formulier, welke vacature, welke versie van de tekst.
  • whatsapp_nummer: apart veld, niet hergebruikt uit een oude import.
  • whatsapp_afmelding: datum waarop iemand stop stuurde of mondeling afzegde.

Behandel een afmelding als een harde stop, ook als die alleen in de chat staat. Spreek af dat elke recruiter dat dezelfde werkdag in het ATS zet en dat afgemelde kandidaten automatisch uit reactiveringslijsten vallen.

Bewaren, wissen en wat je niet via chat doet

Een WhatsApp-gesprek met een kandidaat is een verwerking van persoonsgegevens, net als een cv in je ATS. Onder de AVG betekent dat vooral: niet langer bewaren dan nodig, vastleggen waarom je iets bewaart, en het kunnen tonen of wissen als iemand daarom vraagt. Dit is geen juridisch advies, laat je bewaarbeleid toetsen door je eigen adviseur. Praktisch is dit de checklist.

  • Kies één bewaartermijn voor kandidaatgegevens en laat de chats die termijn volgen.
  • Sluit een verwerkersovereenkomst met je provider voordat gesprekken via hun platform lopen.
  • Vraag nooit om BSN, ID-foto's of gezondheidsgegevens via de chat. Dat gaat via je beveiligde onboarding.
  • Leg vast wie gesprekken mag lezen. Een inbox waar iedereen alles ziet is een keuze, geen vanzelfsprekendheid.
  • Zorg dat je een gesprek kunt exporteren of verwijderen op verzoek, ook op een privételefoon.

Van chat naar kandidaatdossier

Een WhatsApp-kanaal dat niet in je ATS terugkomt, verplaatst je probleem alleen. Via het platform hang je in- en uitgaande berichten met een webhook aan het kandidaatrecord, zodat elk gesprek als notitie of activiteit landt. Dezelfde denkoefening als het koppelen van je ATS en CRM: bepaal welk systeem de waarheid bevat en laat de rest daarheen schrijven.

Heb je nog geen koppeling, werk dan met een regel die je kunt controleren: na elk gesprek zet de recruiter dezelfde dag de uitkomst, de volgende stap met datum en de statuswijziging in het ATS. Je hoeft niet elk berichtje te bewaren, wel het besluit. Daarna kun je meten: reactietijd per vacature, antwoordpercentage per berichttype, en het aandeel gesprekken dat tot een intake leidt.

Conclusie

WhatsApp is voor de meeste uitzenddoelgroepen het snelste kanaal dat je hebt, en daarom mag het niet op vier privételefoons blijven staan. Zet één bureaunummer neer, spreek een reactietijd af en meet hem, schrijf berichten van drie regels met één vraag, vraag toestemming op het formulier, en laat elk gesprek terugkomen in het dossier.

Wil je dat kanaal hangen aan campagnes die ook echt sollicitaties opleveren, kijk dan hoe wij candidate acquisition inrichten voor bureaus.